秘书资格考试复习笔记四级秘书部分第五章

　　第五章 信息与档案转自环 球 网 校edu24ol.com

　　1.信息分类的五大方法：书上第297页下：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。

　　2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。P299中 题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。

　　3.信息取舍的方法：一是择其重点;二是择优录用 P300

　　对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意P299下

　　4.信息核对方法：重点看一(溯源法)、三点(核对法)。题型：可能反过来考 P300

　　5.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈(顺序不能错) p300下

　　其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实 P301上

　　6.信息分类的步骤：辨类和归类 P301中

　　7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则 答案：ABC 见书上第301页下

　　8.交叉参照卡的定义： P302上

　　9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等;

　　信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等 P303上 题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式?或外向传递的形式?

　　10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱;较难储存 P304下

　　11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图

　　表示企业生产常用柱状图、饼行图 P304――P306

　　12.信息传递的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分为原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息 P308

　　13.第八大题;信息的登记和编码?

　　答案：(书上第309页中)登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记;登记的形式有薄册式、卡片式

　　信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符(字母或数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。信息资料编码的方法：①顺序编码法②分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。 P309――P310上

　　在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。

　　14.选择题：信息存储的方式有：4种 书上P310下

　　手工存储包括两个方面：信息原件存储和目录、索引存储 P310下

　　15.对文件柜的知识看一下即可，了解 P313

　　16.信息分散管理系统的特征：灵活性和专门性 p314上

　　17.信息存储的载体：纸质载体和磁性载体。纸质载体依然是办公室的主角。常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带 P315

　　18.计算机存储的保护措施：(1)制作备份(2)需要密码(3)磁盘要经常杀毒 P316

　　19.关于档案的分类方法：主要记住：职能分类法、问题分类法、型号分类法。P317

　　题目：有一企业开发了一项新产品，则原产品要立档归案，采取什么样的分类法?答：型号分类法

　　20.复式分类法是指几种分类方法结合使用。

　　21.第九大题：复式分类法的形式主要有哪几种?

　　答：书上第318页中间的十个。记忆技巧：前五个由年度、机构和保管期限分类法这三个词排列。后五个由年度、问题和保管期限分类法这三个词的排列。

　　22.选择题：电子档案的分类，按信息存在形式分，有文本文件、数据文件、图形文件和命令文件 P318下――P319上

　　23.法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据;计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据，如跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放入最后年度 P319中下

　　24.选择题：编制检索工具包括：4个：归档文件目录;分类目录;人名索引;全宗指南 P320

　　25.档案检索是档案提供利用工作的基础和先前条件。档案检索包括档案信息存储和查检两方面的工作内容。 P322上

　　26.档案鉴定工作的内容包括：价值、内容、来源、外行特征 P322下

　　27.定稿、正本的价值大，草稿、副本的价值小一些 P323上

　　28.我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。 P323中下

　　29.只做一般了解：P324档案管理中，建立库房管理制度包括：安全制度、档案进出库、档案定期检查、设备管理、清洁卫生制度等。

　　关于录像答题技巧：

　　一般：(1)看秘书的着装，看是否着职业装(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置(3)在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等?③上班时间不得占用电话聊天(4)保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

　　具体可能涉及到的：(1)宴请 P287

　　注意：场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的顺序;宴请开始时敬酒，领导先敬，秘书后跟着敬;在夹菜时要用公筷;在宴席过程中有电话，要先向客人道歉，说明后，再出去接电话。

　　(2)与领导一起出去出差

　　注意：作好差旅准备，如订机票，预定房间等。取票。交通、食宿。参见五级部分的商务旅行P211;带上地图和日常用药;必带的文件资料和上司随身携带的物品。在预定房间时，若价格超出已定价格，要先向上级请示。关于费用报销，一定要保存好票据。参见书上第290页

　　(3)接待一个小型访团

　　注意：文件资料准备好;为参观所做准备(例如特定的衣服或礼物);要热情迎客(到大门口或电梯口迎接);正确的导引(在客人右侧或右手边上);认真待客(让的座次、敬茶方式、接待室的环境要保持整洁和安静)等;在谈话时注意，避免宗教和政治问题;男士不能问钱包;若上司改变日程，秘书影响客人道歉、并解释;上司委托他人接待，秘书应把所做的准备想委托人报告。

　　(4)电话处理问题：综合性较强(可能涉及电话处理事务)

　　注意：书上对外横向沟通那部分好好看看

　　打电话要注意的礼仪;如果打电话过程中需要某些资料事先未准备好，应先对对方说：对不起，稍等5分钟后，我给您回电话;如果与预定有出入，应先请示上级，再下决定。

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