2013年北京会计证《会计电算化》预习：会计电算化档案的基本要求

　　【本节要点】

　　纸质会计档案的打印及保存、电子会计档案的保存、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管、制定与实施档案管理制度、安全和保密措施。

　　【本节内容】

　　会计档案保管是重要的会计基础工作，是保存单位历史业务信息，检查以前年度经济责任和绩效考核的重要依据，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，切实地把会计档案管好。在实现会计电算化后，会计档案增加了新的内容，也具有与手工不同的特点。电算化方式下的会计档案具有磁性化、电子化和隐性化的特点，而《会计档案管理办法》的有关规定没有包括这方面的内容，因此对会计电算化档案的管理要根据《会计法》的基本要求，参照和借鉴《会计档案管理办法》的有关规定，并结合会计电算化的特点来进行。

　　实行会计电算化后，会计档案应包括存储在计算机中的会计数据以其他磁性介质或光盘(磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等)存储的会计数据，以及计算机打印出的书面形式的会计数据。

　　电算化方式下的会计数据包括：(1)会计凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)，记载会计业务的原始凭证等数据;(2)会计电算化系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等;(3)其他会计资料。这些档案无论其是以纸质形式还是以电子数据形式存储在计算机内或是存放在磁盘等介质上，都属于会计电算化档案。严格来讲，会计电算化档案资料的内容多于传统手工会计核算会计档案。

　　会计电算化档案管理的主要任务，就是监督和保证按要求生成各种档案，确保各种会计档案的安全性与保密性，保证各种会计档案得到合理有效利用。会计电算化档案管理要求做到以下几点：

　　一、纸质会计档案的打印及保存

　　会计电算化的大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘等存储介质上，这些数据无法脱离计算机系统进行查看，机内数据的修改一般不留痕迹，存在一定的安全隐患。所以，要求已经实现会计电算化的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。这样一方面能够保证会计档案的长期安全保存，另一方面也能实现会计档案的证据作用，便于追查和确定会计责任。

　　计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。

　　1.记账凭证的打印和保存。实现会计电算化之后，记账凭证的生成有两种方式：一是手工填制记账凭证，然后输入计算机，这种方式与传统会计核算对记账凭证的保管没有区别;二是机制记账凭证，即根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。对于机制记账凭证需要打印出来，将原始单据附在后面，按记账凭证的装订要求进行装订后保管。记账凭证上应有录入员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。要做到当天发生的业务，当天登记人账，期末及时结账并打印输出账表。

　　2.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法进行保管;如果每天业务量较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

　　3.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印;发生业务较少的

　　账簿，可满页打印。

　　4.在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

　　5.明细账要求每年打印一次或在需要时打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

　　6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。

　会计从业常见问题指南