2010《初级会计电算化》预习：会计软件操作(10)

　　第五节 编制会计报表

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　　通过本节的学习，要求理解并掌握UFO报表的相关概念，掌握会计报表设计的相关操作。

　　一、概述

　　(一)UFO报表的功能概述

　　1.文件管理功能。UFO提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的数据文件还能够被转换成不同的文件格式。

　　2.格式设计功能。通过此功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。

　　3.公式设计功能。UFO提供了绝对单元公式和相对单元公式，以及种类丰富的函数，可以方便的定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式，提取数据，生成财务报表。

　　4.数据处理功能。可以固定格式管理大量数据不同的表页，并在每张表页之间建立有机的联系。

　　5.图表功能。UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作多种分析图形，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出等。

　　(二)UFO报表的相关概念

　　1.格式状态和数据状态

　　(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。在格式状态下所看到的只是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

　　(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。

　　报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　2.单元。单元是组成报表的最小单位，UFO的单元类型有以下三种：

　　(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。

　　(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。

　　(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据空表所需的所有文字、符号或数字。

　　3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)。

　　4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。

　　5.表页。一个UFO报表最多可以容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的合格式，但其中的数据不同。

　　6.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。UFO提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO还增加了一个自定义关键字。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。

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