商务英语写作的过程与基本要求

　　准备——深思熟虑
　　准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：
　　1．作者的角色
　　一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
　　2．读者的角色
　　读者信息包括：
　　-身份（决定语气）
　　-专业水平（决定用词）
　　-人数
　　-主次
　　3．预期的目的
　　效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。
　　起稿——条理分明
　　在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
　　1．确定篇幅
　　一般分为开头、主体、结尾三部分。
　　读者视角：迅速捕捉头尾信息。
　　2．组织布局
　　商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
　　由近至远，由浅至深，由轻至重。
　　3．区分类别
　　在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
　　? 记叙与非记叙
　　? 互动性与单向性
　　? 抽象信息与具体信息
　　? 客观描述与主观判断
　　定稿——精雕细琢
　　定稿的标准尺度：
　　布局合理，层次分明
　　信息合理，内容完整
　　语气恰当，适合读者
　　语句连贯，一气呵成
　　句型丰富，短句为主
　　措辞到位，表达准确
　　商务写作的基本要求：
　　在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。
　　第一条原则：准确(correctness)
　　从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义：
　　阅读人能理解、接受的英语水平
　　使用精确措词，传达准确信息
　　正确地使用语法和标点符号
　　拼写正确
　　(1)恰当的语言风格
　　我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词：
　　Formal
　　Informal
　　approximately
　　inquire
　　ascertain
　　obtain
　　assist
　　participate
　　construct
　　purchase
　　contribute
　　sufficient
　　difficult
　　utilize
　　About
　　Ask
　　find out
　　receive
　　help
　　share
　　build
　　buy
　　give
　　enough
　　hard
　　use
　　(2)准确的措词和信息
　　商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。
　　(3)正确的语法和标点符号
　　常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。
　　常见的语法错误一般出现在以下几个方面：
　　①主谓之间的一致关系
　　②代词与先行词之间的一致关系
　　③悬垂句
　　④修饰语与被修饰语之间的一致关系
　　⑤状语的位置
　　(4)正确的拼写

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　　第二条原则：清楚(Clarity)
　　写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。
　　(1)逻辑布局(Logical Organization)
　　常用的逻辑布局方法包括：
　　①因果关系(Cause & Effect)
　　②时间顺序(Chronological Development)
　　③序列顺序(Sequential Development)
　　④比较(Comparison)
　　⑤一般到特殊(From General to Specific)
　　⑥特殊到一般(From Specific to General)
　　(2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
　　在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句：
　　Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
　　Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
　　(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)
　　一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。
　　(4)强调(Emphasis)
　　在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。
　　(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)
　　注意将句中关系紧密的词尽量靠近
　　第三条原则：简洁(Conciseness)
　　简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。
　　(1)用简洁的语言(Use simple language)
　　尽量使用                           避免使用
　　please                            will you be good enough to
　　prefer                            express a preference for
　　because                           for the reason that
　　ask                               request
　　buy                               purchase
　　need                              request
　　do                                accomplish
　　letter                            communication
　　(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)
　　下表列出的是一些常见的陈词滥调：
　　in the near future
　　it has come to my attention
　　at your earliest possible convenience
　　avail yourself of this opportunity
　　don' t hesitate
　　take the liberty to
　　due to the fact that
　　thanking you in advance
　　enclosed herein
　　with kindest regards
　　(3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
　　请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。
　　Wordy
　　Concise
　　We would like to
　　A long period of time
　　I expected it to be
　　During the year of 1995
　　For the development of
　　Square in shape
　　During the time that
　　please
　　a long time
　　expected
　　during 1995
　　for developing
　　square
　　while
　　(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts)
　　如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义：
　　It should be noted that this is the best we can do。
　　(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思
　　请比较下面两个句子:
　　Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．
　　Johnsons will pay their accounts next week．
　　第四条原则：具体(Concreteness)
　　商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。
　　(1)尽可能地提供明确、具体的信息。
　　(2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。
　　第五条原则：完整(Completeness)
　　商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。
　　第六条原则：礼貌(Courtesy)
　　商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度
　　以下是几条有助于礼貌的写作方法：
　　使用礼貌友好的词汇
　　体谅对方的写作态度(You-Attitude)
　　措辞得体(Appropriate Wording)
　　避免使用有性别歧视之嫌的词语
　　及时答复(Timely Response)

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