2013年三级秘书考试冲刺：会议管理之会前筹备

　　一、会议筹备方案的拟定

　　1、相关知识

　　(1)会议筹备方案的内容

　　确定会议的主体与议题;

　　确定会议主题的要素：要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。(06年11月)

　　确定会议的名称。

　　确定会议议程。

　　确定会议时间和地点。

　　确定会议所需设备和工具。

　　确定会议文件的范围。

　　确定会议与会代表的组成。

　　确定会议经费预算。

　　确定会议住宿和餐饮安排。

　　确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

　　(2)会议筹备方案的作用

　　确保会议的周密组织。

　　确保会议服务质量和沟通协调到位。

　　确保领导的意图得以贯彻执行。

　　(3)电话会议及视频会议的知识：

　　电话会议：

　　电话会议交流的信息特点：

　　① 方便灵活，准备时间短，恢复迅速，花费少。

　　② 缺少身体语言，难以进行互动交流。

　　③ 为提高效率，可以搭配使用其他通信方式。

　　④ 适用于分公司不远，规模不大的企业。

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　　工作程序和要点：

　　① 准备发出开会信息。

　　② 认真分发会议书面信息材料。

　　★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)

　　③ 合理安排会场信息传输设备。

　　★ 人数较少或单位个人参加会议，可直接使用带有免提扬声器的电话机。(06年11月)

　　④ 按时接通电话。

　　⑤ 互相通报出席情况。

　　⑥ 做好会议记录。

　　视频会议：

　　特点：

　　① 实现了声音和图像同时传送;

　　② 打破了空间的限制;

　　③ 节省时间、费用;

　　④ 交流效果好。

　　⑤ 初始准备时间长，而且初始投入成本高。

　　工作要求：

　　① 发出开会信息;

　　② 分发文件信息资料。

　　③ 布置会场。

　　④ 设置与检查会场信息传输设备。

　　⑤ 做好会议信息准备。

　　⑥ 采用先集中后分散的形式。

　　⑦ 汇总情况信息。

　　(4)远程会议筹备方案的特点 (06年11月专业能力卷)

　　(5)会务机构分工的要求

　　① 要根据会议的规模和类型组织人员队伍。

　　② 会务机构要分工明确、责任到人。

　　③ 加强协调，定期沟通。

　　2、工作程序

　　(1)组建筹备委员会。

　　(2)划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人。

　　(3)与领导沟通。

　　(4)方案拟定后要交上司审核，再行具体安排与部署。

　　3、注意事项

　　(1)电话会议语言使用的注意事项：讲话内容要集中、准确地体现会议的主题;尽可能进行讲话演练并做好时间估算，保证讲话能按照规定的时间进行和结束;为保证与会人员能够清楚、准确地接受讲话人所讲述的内容，讲话内容要简明易懂，尽量不使用方言、拗口和容易产生歧义的字词及语句，以免与会人员理解有误。

　　(2)安排座位的注意事项。

　　(3)会前准备工作的基本要求：充分、周密、安全。

　　4、相关链接

　　(1)会议筹备方案与会议筹划方案的区别与联系;

　　(2)会议座次安排的方法(书上11页的图形);

　　(3)主席台座次安排：

　　① 依职务：职务最高者居中， 然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。

　　② 会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

　　③ 在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

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　　二、检查会务筹备情况

　　1、相关知识

　　(1)会务筹备情况检查的主要内容

　　会议准备是否充分。

　　会议期间能否排除各种干扰。

　　环境条件与用品准备。

　　文件材料的准备情况。

　　会场布置情况的检查。(06年11月)

　　会议保卫工作的检查。

　　检查的其他内容。

　　(2)会务筹备情况检查结果的形式

　　书面形式

　　口头形式

　　协调会形式

　　(3)会务筹备情况检查的方法：

　　① 听取会议筹备人员的汇报。② 会前现场检查。

　　2、工作程序

　　(1)开会检查的程序。(2)现场检查的程序。

　　3、注意事项

　　(1)要认真核实，要根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查。

　　(2)要有突出问题，提出对策，注重实效。

　　(3)要有量化检查的数据，不能过于笼统。

　　(4)对检查所发现问题的纠正。

　　① 先要对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。

　　② 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法。

　　③ 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备。(06年11月)

　　④ 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报。(06年11月)

　　三、审核会议文件

　　1、 相关知识

　　(1)会议文件的类型

　　(2)会议文件审核的内容：(06年11月)

　　① 审核会议文件与会议主题的关系。

　　② 审核会议文件是否存在与国家和组织方针、政策、法规相冲突的内容。

　　③ 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符。

　　④ 提交会议讨论的文件涉及有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。

　　⑤ 文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明，事实准确。

　　(3)会议文件审核的方法：对校法、折校法、读校法

　　2、工作程序：自审、审核、会审、终审

　　★ 在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审。(06年11月)

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　　四、与领导沟通会议的有关事宜

　　1、相关知识

　　(1)相关知识

　　与领导沟通会议有关事宜的意义

　　与领导沟通会议有关事宜的原则：

　　① 时间性原则② 及时性原则③ 全面性原则

　　与领导沟通会议有关事宜的方法

　　① 定期向领导提交书面报告。

　　② 有会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况。

　　③ 领导亲自参加有关会议。

　　④ 其他途径

　　与领导沟通会议有关事宜的时机

　　① 会议筹备阶段。② 会中阶段。③ 会后阶段。

　　2、工作程序：

　　(1)明确会议的目标。

　　(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。

　　(3)确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。

　　(4)检查沟通过程中所需要的各类文件、音像等资料。

　　(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。

　　(6)听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录。

　　(7)将记录通过某种方式送给领导。

　　3、相关链接

　　(1)分配会议组织与服务工作应考虑的因素：

　　① 成员工作经验的多少。

　　② 承担的工作总量。

　　③ 统筹分配任务。

　　④ 考虑会议成员的特长爱好，发挥每个人的积极性。

　　⑤ 组织会议共同讨论如分配成员工作，公开化讨论时分配工作更合理、更公平。

　　⑥ 在实施执行中还要有灵活性，通过监督和检查会议成员的工作进展。

　　(2)会议协调

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　　五、拟定会议的应急方案

　　1、 相关知识

　　(1)会议应急方案的内容：

　　① 会议举行过程中可能出现的问题：人员、场地、设备、资料、健康与安全问题、行为问题。

　　② 出现问题时负责解决的会议工作人员。

　　(2)会议应急方案的作用

　　(3)处理会议突发事件的方法：处理人员、场地、设备、资料、健康与安全问题、行为问题。

　　2、工作程序

　　预测不可预知的情况 准备应对备选方案 讨论会议紧急情况 确定会议应急方案

　　3、注意事项

　　(1)住宿安排要妥善。

　　(2)餐饮服务要周到。

　　(3)医疗卫生工作要有备无患。

　　(4)交通保障应落实到位。

　　(5)会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速。

　　(6)在娱乐生活上需丰富多彩。

　　(7)会议值班要制度健全，人员要坚守岗位。

　　4、相关链接

　　(1)会议应急方案特点：

　　① 有的放矢② 预防为主③ 留有余地

　　(2)会议应急方案实施的原则：

　　① 思想上要充分重视。② 在人、财、物方面要措施到位。③ 在实施过程中要坚持定期检查。

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