2013年秘书资格考试秘书学复习（47）

　　6、 拟订会议的议程与日程

　　(1)会议日程

　　会议日程是指按日期或单元时间对会议所做的具体安排。还包括会议聚餐、参观、考察、娱乐等。

　　(2)会议议程

　　会议议程是会议议题的程序化安排，它将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排、细化并固定下来。会议议题顺序是议程产生的主要依据。

　　编制会议议程表时，要注意：

　　○了解一般事物习惯性顺序;注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定;

　　○将同类议题尽可能集中排列;保密性强的议题要放在后面。

　　○会议主持人根据到会主要领导的情况确定;

　　○发言人根据议题确定。

　　(3)会议程序

　　会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，也是主持人掌握会议的依据。

　　7、 制发会议通知

　　会议通知的内容

　　会议名称。

　　开会的起止日期和时间。

　　开会地点，最好附上乘车路线图。

　　开会的议题或会议的主题。

　　筹备会议的负责人姓名和联络方式。

　　是否出席会议的答复期限。

　　8、 会议文件和用品的准备

　　(1)会议文件

　　○指导性文件，如上级下发的政策性和工作部署性文件，会议上所做的开幕词、闭幕词、领导讲话、主题报告等。

　　○审议性文件，如工作报告、述职报搞、议案，以及决定、决议、议程、日程、主席团名单、任免名单等会议文件的草案。

　　○成果性文件，如决定、决议、会议纪要、 会谈纪要、合同、协议书等，其中一部 分是从审议性文件转化而来的。

　　○记录性文件，如各种会议、会谈、会见的记录。记录性文件以文字记录为主，辅以音像记录。

　　○交流性文件，如事迹报告、经验介绍、学术论文、会议简报等。

　　○参考说明件文件，如统计材料、调查报告、说明和其他背景性材料。

　　○传达宣传性文件，如会议纪要、会议公报、会议简报、会议消息以及配合会议宣传广告、招贴等。

　　○程序规范性文件，如议事规则、会议议程、会议日程、会议保密规定、选举办法、表决程序等。

　　○会务管理性文件：如会议预案、会议通知、出席人员名单(包括分组名单)、签到簿、报到登记表、作息时间、文件消退表、会议总结等。

　　(2)会议文件材料的印制和分发

　　○提前寄发，需要提交会议审议的文件讨论稿和内容重要、需要基层充分讨论的文件，应在会议召开前印制完毕并发到与会人员手中

　　○报到时发放，将资料提前分装在会议资料袋中，在报到时发放。

　　○入场时发放，在会场入口处或签到处凭会议入场证或签到卡发放。

　　○按座位发放。即将文件在会议开始前送到座位上，仅适合于人数少，每人座位固定的会议。

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