一建机电教材解读：1H420051 设备采购工作程序
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1H420050 机电工程设备采购管理
项目采购是指为完成项目的目标从执行组织之外获取货物和服务的过程。本书所涉及的设备采购是指项目获取实体设备的过程。机电工程设备采购管理是机电工程综合管理的一个重要组成部分，是以机电工程整体目标为中心，综合进度管理目标、质量管理目标、资金管理目标、健康安全管理目标，结合设备采购的特点和实际情况，按规定的程序获得价格合理、品质优良、交货及时的设备的全过程管理。本目主要运用《建筑法》、《建设工程招投标法》、《合同法》等有关知识，结合机电工程设备采购管理的特点，在采购管理在购管理在机电工程项目实践中的应用。本目主要内容是：设备采购工作程序;设备采购文件的编制要求;设备询价的工作程序;设备监造管理的要求;项目设备检验要求。
1H420051 设备采购工作程序
采购工作应遵循“公开、公平、公正”和“货比三家”的原则，按质、按量、按时以合理价格获得所需的设备。采购工作程序是保证设备采购工作顺利进行的程序化文件。本条主要知识点是：设备采购工作的阶段划分;设备采购工作程序以及采购工作的策略和保证。
一、设备采购工作的阶段划分
设备采购工作以建立组织开始，经采买、催交、检验、直到最后一批产品通过检验为止，是项目管理的核心之一。通常将设备采购管理分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同。
(一)准备阶段
主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购策略和编制采购计划。
1.建立组织
(1)成立采购小组，执行设备采购程序。根据设备的采购难度、设备技术的复杂程度、预估的资金占用量的大小、设备的重要程度及各个采办单位的组织机构的不同，成立的组织也各不相同，国内最常见的是成立设备采购小组。其特点是：暂时性、灵活性、针对性。由于是针对特定的设备成立的采购小组，采购小组目标明确，分工清晰，任务落实，往往有较高的功效。
(2)设备采购小组的采买行为应符合《中华人民共和国招投标法》的要求。
2.需求分析、熟悉市场、
(1)对拟采购的设备的技术水平、制造难度、特殊的检查仪表或器材要求、第三方监督检查要求(如果合同有要求的话)、对监造人员的特殊要求、售后服务的要求等方面做一个全面、细致的分析。
(2)调查市场情况，重点调查原材料的供给情况、有类似设备的制造业绩的厂商情况、潜在厂商的任务饱和度、类似设备的市场价格或计价方式、类似设备的加工周期、不同的运输方式的费用情况等。
3.确定采购方式和策略
通过需求分析，在对潜在供货商的调查的基础上，结合项目的总体目标和设备的具体特性，确定采购方式和策略。
(1)对潜在供货商的要求
1)能力调查。调查供货商的技术水平;调查供货商生产能力，了解供货商的生产周期。
2)地理位置调查。调查潜在供货商的分布，分析供货商的地理位置、交通运输对交货期的影响程度。例如超大型设备的制造和运输，若供货商的制造基地远离港口，就很难满足采购方整体到货的要求。若大宗设备在西北制造，项目所在地地处南方，则运输周期和费用都会大大降低该供货商中标的概率。
(2)确定采购策略
在完成需求分析和市场调查的基础上，确定采购策略：即采用公开招标、邀请报价还是单独合同谈判的方式进行采购。
1)对于市场通用产品、没有特殊技术要求、标的金额较大、市场竞争激烈的大宗设备、永久设备应采用公开招标的方式;
2)对于拟采购的标的物数量较少、价值较小、制造高度专业化的情况，可以采用邀请报价的方式;
3)对于拥有专利技术的设备、为使采购的设备与原有设备配套而新增购的设备、负责工艺设计者为保证达到特定的工艺性能或质量要求而提出的特定供货商提供的设备、特
殊条件下(如抢修)为了避免时间延误而造成更多花费的设备，宜采用单独合同谈判的方式。
4.编制采购计划
(1)设备采购计划的主要内容：设备名称(包括附件、备件);型号、规格、数量、预计单价;技术质量标准。
(2)设备采购过程的里程碑计划。设备采购应服务于项目的总体计划。设备采购计划应结合项目的总体进度计划、施工计划、资金计划进行编制，避免盲目性。
例如：根据项目的总体进度安排，反推设备采购的招标里程碑、订单里程碑、监造计划、检验运输里程碑等，以保证设备能按项目的总体进度计划到达项目指定的地点。
(二)实施阶段
主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签订合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等。
(三)收尾阶段
主要工作有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。
二、设备采购工作流程
设备采购工作基本流程见图1H420051。
图1H420051 采购工作基本流程
三、设备采购工作中心任务
设备采购工作应围绕以下3个中心任务展开
1.质量安全保证
人身安全保证和项目运行安全保证是核心。要确保此核心，必须严格按设计文件指定的质量标准执行采购、检查和验收。对于重大设备，如大型的压机、汽轮发电机、轧机、石油化工设备，应进行设备监造或第三方认证。
2.进度保证
以项目整体进度为着眼点，综合采用监造、催交、催运等手段，严格按拟定的设备采购周期进行控制，使设备采购计划与设计进度和施工进度合理搭接，处理好他们间的接口管理关系，以保证项目能按计划运行。例如：设备主装置、需要早期施工的设备管路及其配套设备应优先采购。
3.经济保证
(1)经济保证的原则。以项目全寿命周期总成本最低为目标，通过优化方案、优化工艺、简化检维护措施、减少仓储保管费用、避免二次倒运等技术、经济手段，使项目的全过程成本最低，着眼于项目建设的大局，以项目总体成本的降低为标准，不能只看采购直接成本的降低，要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。
(2)经济保证的措施
1)准确预算是设备采购的基准。设备采购预算是对资金使用的一个整体规划，准确预算可确保资金的使用在合理的范围内浮动，有效地控制资金的流向和流量，达到控制设备采购成本的目的。
2)充分利用环境，建立健全市场信息机制。充分利用采购内外环境，为科学决策提供有力参考;加强成本控制(内部环境)，将各项费用控制在预定的基准以内，
3)对全过程精细化管理，最大程度的降低采购成本。对每一个环节都进行精细控制。如在对设备进行需求分析和项目设计时，就严格控制设备的选型与核算;设备采购实施阶段，应当以主要精力把好工程的质量关(杜绝返工)，同时也要注意防止浪费和流失;在设备采购的结束阶段，要对多余的原材料进行合理的处置。
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