2015物业管理师管理实务考点:物业管理档案的保存与安全
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物业管理档案的保存与安全
(一)档案保存
1.档案的保存价值和保存期限
某个单份档案文件的价值是不能孤立鉴定的，应当从相互关联的一组档案文件来综合考虑档案的保存价值和保存期限。例如，某物业在施工过程中有一份混凝土试块检测报告，单个来看也许并不显得有多重要，但从施工过程中产生的一系列文件来考虑的话，这一组文件完整地反映了施工过程中的基本情况，即使是在该物业投入使用多年之后，仍然可以透过这一组文件获得该物业在施工过程中的完整信息，因此，有必要将这份文件列入长期保存的档案中。
各物业管理企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。为便于把握，表12-2列出了某物业管理企业档案的保存期限的划分标准。
2.档案保存注意事项
某物业管理企业档案保存期限的划分标准
表12-2
|
保存期限 |
时间 |
划分标准 |
备注 |
|
永久 |
无限期 |
凡是记载和反映物业、大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件 |
1．有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议的文件、记录、验收报告和技术参数等文件；
2．有关物业管理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等；
3．业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件 |
|
长期 |
15～60年 |
凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、经验总结的文件与记录 |
1．有关物业管理工作中的年度季度计划、总结、报告；
2．与物业相关的附属设施设备(工作寿命在5年以上10年以内)的基本技术和商业资料，维修维护合同和记录，大中小修、更新改造记录和会议决议等文件；
3．物业本体及大型或重要附属设施设备的维护记录 |
|
短期 |
15年以内 |
其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录 |
1．小型设施设备的更新、维修记录；
2．有关物业管理服务和运行记录的相关文件和记录 |
(1)物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的2倍。
(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。
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