2011年秘书资格考试三级实务考点4

　　会议筹备 $lesson$

　　1作用：了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现

　　2特点：全面性和具体性 计划性 明确性

　　3原则：严格时间 事项明确 会议必要

　　4内容：会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限

　　会议应急方案的内容

　　1.会议中可能出现的意外事件：人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题

　　与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题 2.明确意外事件出现时工作人员的责任

　　3.处理会议中意外事件的方法：同上转自环 球 网 校edu24ol.com

　　组织电话会议的方法

　　发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

　　组织视频会议的方法

　　视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

　　远程会议筹备方案特点

　　(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

　　(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

　　(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

　　(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

　　会议筹备情况检查主要内容

　　1会议准备工作是否充分

　　2文件材料的准备

　　3会议布置情况

　　4礼仪接待人员的准备

　　5环境条件与用品的准备

　　6保卫工作的检查

　　7检查其他内容

　　做好会务筹备情况检查的方法有两种：

　　(1)听取会议筹备人员的汇报

　　1)听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

　　2)会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

　　3)选择合适的汇报时间。转自环 球 网 校edu24ol.com

　　4)对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

　　(2)会前现场检查

　　1)检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。

　　2)注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。

　　3)设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。

　　4)佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

　　5)准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。

　　6)安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

　　7)远程会议要加强对设备的检查

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