全国会计证《会计电算化》第五章第二节账务处理模块讲义
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6.设置会计科目
设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。
(1)建立会计科目。
在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括：科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、辅助账标记等项目。
①会计科目编码。科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。科目编码必须唯一，用数字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符号。设计会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制;明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。通常的方法是，同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。编码设计时必须注意，科目级长如设定为两位，如果科目在10个以下，编码的十位数必须以“0”表示。
②会计科目名称。会计科目名称是指会计科目的汉字名称，不能为空。科目名称与科目编码具有一一对应的关系。
③科目类型。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产、负债、所有者权益、成本、损益。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“1=资产”，“2=负债”，“3=所有者权益”，“4=成本”，“5=损益”。
④账页格式。即根据会计核算的需要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
⑤辅助账设置。辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外，还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。
(2)修改和删除会计科目。
如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除”功能完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。
修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。
修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额(改为0)，才能修改或删除该科目。
科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理，此时只能增加同级科目，而不能在该科目增设下级科目。
(3)指定会计科目。
指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。
在指定“现金”、“银行存款”科目前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。
7.设置凭证类别
(1)许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。通常，系统提供五种常用分类方式供用户选择：
①记账凭证;
②收款凭证、付款凭证、转账凭证;
③现金凭证、银行凭证、转账凭证;
④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;
⑤自定义凭证类别。
(2)凭证分类不影响记账的结果，一般而言，可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种类别。某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，本系统提供五种限制类型。
①借方必有。制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。
②贷方必有。制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。
③凭证必有。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有
发生额。
④凭证必无。制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。
⑤无限制。制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。
在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
(三)输入期初余额
在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。录人科目初始数据时，只需录入最明细级科目的期初余额、借方累计发生额、贷方累计发生额，系统就会对上级科目数据自动进行汇总计算。若企业是在年初建账，则输人的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。
(1)总账期初余额录入。对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初金额。
(2)辅助科目期初余额录入。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
(3)试算平衡。期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
二、日常账务处理操作
在总账系统中，当初始设置完成后，便能够进行日常业务处理。日常账务处理主要是根据提供的业务资料，利用会计核算软件完成填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证和账簿。
(一)填制凭证
在实际工作中，可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证，填制凭证是电算化方式下工作量较大的一项内容。
填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。
1.增加凭证
凭证输入是账务处理模块的数据入口，凭证数据是账表数据的来源。记账凭证录入过程中，会计核算软件会对凭证录入的正确性进行控制。记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入的会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则要求同时输入各种辅助核算的内容。
(1)凭证头部分。
①凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。
②凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。系统也同时自动管理凭证页号，当某号凭证不只一页时，系统将自动在凭证号后面标上分单号。
③制单日期。即填制凭证的日期。系统自动进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。制单日期一般随凭证编号增加而递增。
④附单据数。即所输入凭证的原始单据张数。
(2)凭证正文部分。
①摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。
②会计科目。必须输入末级科目。输入时，可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码等。会计核算软件会对输入的会计科目进行存在性检查、符合性检查和是否最底级科目检查。
③辅助信息。对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，然后进行修改。
④金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字以负数形式输入。保存凭证时，软件将检查借贷总额是否相等。
2.修改凭证在“填制凭证”窗口中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需要修改的地方进行修改即可。可修改的内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。如果凭证已经审核，则不能修改，只有取消审核后才可以修改。
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