2012年职称计算机-Excel2003辅导资料(7)

　　数据清单

　　数据清单是指工作表中一个连续存放了数据的单元格区域。可把一个二维表格看成是一个数据清单。比如,一张考试成绩单,可以包含学号、姓名、各科成绩、总成绩、平均成绩等多列数据。数据清单作为一种特殊的二维表格,其特点是:

　　(1)清单中的每一列为一个字段,存放相同类型的数据。

　　(2)每一列的列标题(即数据清单区域中的第一行)为字段名,如姓名、高等数学、物理、大学英语等等。

　　(3)每一行为一个记录,即由各个字段值组合而成。存放相关的一组数据。

　　(4)数据记录紧接在字段名行的下面,即列标题和数据之间不能用空白行分开。

　　(5)在数据清单区域内,某个记录的某个字段值可以为空,但是不能出现空列或空行。

　　(6)工作表的数据清单数据与工作表中其他数据之间至少留出一个空白列或一个空白行，以便于数据清单的检测和选定。

　　(7)一般情况下,一张工作表内最好只建立一个数据清单。如果要在一个工作表中存放多个数据清单,则各个数据清单之间要用空白行或空白列分隔。

　　数据清单的建立和编辑同一般的工作表的建立和编辑方法一样。此外,为了方便地编辑数据清单中的数据,Excel还提供了数据记录单功能。利用数据记录单可以在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行,即一条记录的内容。还可以方便地查找、添加、修改及删除数据清单中的记录。

　　使用邮件合并批量生成工资表

　　公司员工工资表的制作，大家常用的工作方式是：先用EXCEL表格生成所有员工的工资统计表文件，再用WORD制作一个工资单的模板，然后通过工资单模板对应着EXCEL工资总表输入生成每个员工的个人工资单。

　　Word提供的一项强大的数据管理功能--"邮件合并"。

　　"邮件合并"这个名称最初是在批量处理"邮件文档"时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中，与发送信息相关的一组通信资料(数据源：如Excel表、Access数据表等)，合并批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，"邮件合并"因此而得名。

　　我们在日常中经常要批量处理有信函、工资条、成绩单等文档，它们通常都具备两个规律：

　　一是：需要制作的数量比较大;

　　二是：这些文档内容分为固定不变的内容(主文档)和变化的内容(数据源)，比如说工资单上的工资项、商函的内容、请柬内容和格式等。变化的内容：工资项的金额、商函的单位及个人名称等。

　　掌握邮件合并的建立主文档、准备好数据源、合并文档三个基本过程，就抓住了邮件合并的"纲"，也就能应用到实际工作中。

　　以上介绍的就是邮件合并功能相关的概念和主要掌握的内容。接下来就为大家讲解批量工资单制作。

　　一、建立主文档

　　主文档就是固定不变的主体内容，工资单中固定不变的内容和格式等。

　　在这里我们已经建立好了主文档。打开工资单主文档这就是已经制作好的工资单主文档。如图所示：

　　二、准备好数据源

　　数据源就是与主文档内容相关的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表可以是Excel表、Access数据表等。打开数据源表这就是我们已经准备好的数据源表格。

　　三、合并文档

　　准备好工资单主文档和数据源后，就可将主文档和数据源合并，生成批量新文档，数据源表中的记录条数，决定着主文件生成的份数。

　　切换到工资单主文档窗口中。

　　一般情况下，"邮件合并"工具栏没有出现在word的工具栏中。打开邮件合并工具栏的方法是：点击"视图"菜单，选择"工具栏"命令，在出现的子菜单中选择"邮件合并"命令。或者右键单击工具栏空白处，弹出快捷菜单，选择其中的"邮件合并"命令。这样也可打开"邮件合并"工具栏。这就是邮件合并工具栏。

　　点击"邮件合并"工具栏上的"设置文档类型"按钮，在弹出的"主文档类型"对话框中选择"信函"。点击"确定"按钮返回。

　　点击"打开数据源"按钮，弹出"选取数据源"对话框。找到我们已经准备好的数据源表格即可。在这一步如果没有准备数据源，则可以通过"选取数据源"对话框中的 "链接到新的数据源"或"新的Sql Server 连接"新建一个数据源。然后继续进行设置。而该实例是已经准备好了数据源表格，所以直接找到准备好的数据源表格。双击表格。弹出的"选择表格"对话框，可看到该对话框中有sheet1$、sheet2$、sheet3$三张工作表，由于我们的数据是在sheet1工作表上制作的，所以选取"sheet1$"，点击"确定"。

　　接下来的操作是设置"收件人"。点击"收件人"按钮，弹出"邮件合并收件人"对话框，默认情况下收件人列表是被全部选中，如果要取消某收件人，可单击前面的复选框，取消选中。这里我们是要进行全选，所以点击"全选"按钮。点击"确定"。

　　接下来是对各数据域的插入。首先将光标置于要插入域的位置，如现在要插入的域为姓名。点击"插入域"按钮，在弹出的"插入合并域"对话中，点击选中"插入"中的"数据域"前的单元按钮。在"域"中选择"姓名"，点击"插入"按钮，再点击"关闭"按钮退出。可以看到姓名域已经被成功插入。

　　用同样的方法，将"职等"、"职位"、"本薪"、"主管津贴"、"修护津贴"、"交通津贴"、"外调津贴"、"全勤津贴"等域插入到相应位置。请看操作。

　　点击"查看合并数据"按钮，可以看到之前插入域的位置变成了数据源表格中相应内容。这时可以通过点击"下一步"按钮进行浏览。

　　最后点击"合并到新文档"。弹出"合并到新文档"对话框，点击"合并记录"中的"全部"单选按钮，如果你只想编辑当前的一条记录，就点击"当前记录"前的单选按钮，如果你只想编辑某范围内的记录，如果只合并第11条到第20条的记录，则点击最后一项前的单选按钮，并输入记录的起始记录11和终止记录20。本实例是要将所有记录生成工资表，所以选择第一项。点击"确定"。

　　这时系统会自动出现"字母1"新word文档。可以看到已经成功生成了所有员工的工资表。

　　批量生成工资表也可利用任务窗格的"邮件合并"命令来完成。这里就不再详细讲解。

　　这就是利用邮件合并功能批量生成工资表的操作方法。"邮件合并"功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、荣誉证书、成绩单等。

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