2013年秘书资格考试四级复习之会议商务活动(二)

　　5.做好会议记录

　　(1)会议记录的准备工作 1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。

　　(2)会议记录的内容：会议描述;与会者姓名;会议过程;主席、记录员签名。

　　(3)会议记录的方法 1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。 3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

　　(4)会议记录的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。

　　(5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。

　　6.会议期间的信息沟通

　　(1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作 1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。2)要深入实际，掌握第一手资料。3)注重信息的加工。 4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。

　　(2)会议期间的对外宣传工作1)妥善处理与新闻媒体的关系。2)注意内外有别，严守单位秘密。 3)在传递方式、内容选择上应本着对象、效果、实效、费用的原则综合考虑。 4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。 6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。

　　(3)信息加工的形式：综合加工;提炼加工;推导加工。

　　(4)信息传递的方式：口头传递;影像传递;电子系统传递;专人传递。

　　7.会议的值班、保卫工作

　　(1)会议值班工作的内容 1)搜集有关情况，传递各种信息。2)控制与会议无关人员随便出入会场。 3)备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。4)坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

　　(2)会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。

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