2013年秘书资格五级复习笔记：会议与商务活动(上)

　　会议与商务活动

　　一、鉴定要点 掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知;掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放;了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序;做好会议的善后工作，包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序;商务旅行准备工作的主要内容。 熟悉会议构成的要素;会议的种类与作用;内部会议室的预订方法。

　　二、重点提示

　　1.发送会议通知

　　(1)发送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)发送内容 1)预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况。2)需要回复的会议通知或预备通知中可加入明信片。 3)会议中使用的有关票据。 4)附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。

　　(3)发送会议通知的注意事项 1)明确会议通知发送对象。 2)落实发送的回复确认环节。 3)对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。

　　2.会议通知

　　(1)会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。

　　(2)按正确格式拟写会议通知及会议回执。

　　3.会议的各种准备工作

　　(1)制作姓名卡片、会议证件的方法 1)内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。 2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。

　　(2)会议文件资料发放的基本方法 1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。 2)分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。 3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。 4)适时适量。 5)内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达。

　　(3)会议所需用品和设备的准备 1)准备会议所需物品要尽量考虑全面，有备无患。 2)会议用品和设备的类型分为必备用品和特殊用品。

　　(4)预订内部会议室的方法 1)要打出一定的提前量，在确定准确的会期后，应尽早预订。 2)在使用的前一天，一定要再次落实。 3)会议室的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。 4)留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不宜太紧。 5)事先查看会议议程，了解会议是否需要音像辅助设备，并事先将设备调整到最佳状态。

　　(5)接站报到工作的主要步骤 1)有统一的指挥调度系统，掌握与会者到达的时间和联系方式。 2)备有足够的车辆和接待人员。 3)如设接待站要制作醒目的牌子或横幅，表明“××公司接待处”的字样;并设立引导牌或标识牌，表明报到的具体位置。 4)事先准备好文件袋发给报到人员。

　　(6)会议签到和引导工作 1)小型会议可由秘书逐一进行签到。 2)大型会议可用签到卡或电子签到机进行签到。 3)准备好登记本、签字笔等用具，必要时准备好嘉宾的留言簿。 4)按礼仪规范引导与会者入场。

　　4.会议的善后工作

　　(1)安排与会人员返程工作 1)提前做好与会者车、船、飞机票的登记预订工作。 2)帮助与会者提前做好返程准备。

　　(2)会议文件资料清退的方法 1)小型内部会议可在会议结束时请与会者将文件放在桌上，由文秘人员统一收集或由文秘人员在会议室门口收集。 2)大中型会议可提前发出清退目录，先由与会者个人清理，再统一交秘书处或下发收集目录，限时交退。

　　(3)整理会议室：将会议室整理恢复到备用状态。

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