在实际操作过程中，社会工作者必须秉持社会工作的理念和价值观，运用同感、共情、尊重、真诚等专业服务原则，充分扮演倾听者、陪伴者的角色。作为学校社会工作的特殊创新服务手法，社工信箱有着相对固定的程序，一般包括以下几个工作步骤。

（1）制作信箱。根据学生的年龄特点，精心设计和动手制作信箱，信箱要大小合适，并放置在比较隐蔽的地方，便于学生投递时不会被更多的同学及老师看到，以免产生投信的顾虑。

（2）广而告之。印制宣传单张或海报做广告宣传，详细说明投递信件及接收回信的方法。学校社会工作者会在每天的固定时间打开信箱取信。

（3）阅读信件并及时回应特殊需求。对收到的信件，社会工作者应认真阅读，进行分类整理，根据信件的轻重缓急决定回信次序。同时，要严格遵循社会工作理念和价值观，确保每次至少有两名以上的社会工作者阅读信件，并相互监督。比如遇到严重问题社会工作者要及时与督导沟通，由督导组织同工讨论决定回信内容；比如遇到危机介入需求，也应请求督导支持，及时介入。

（4）组织回信。回信一般需要按照固定的格式要求，大致内容应包括：感谢信任，澄清来信中提到的问题和需要，深入分析问题根源，提出没有风险的建议，提出相关的期望，表达祝福和信任。如果学生来信过多，学校社会工作者应接不暇，可以链接志愿者资源。

（5）保证学生获取回信。回信放置处的选择很重要，学生取信时可能会有各种心理压力而不想被同学看到。

（6）保存信件。将学生投递的信件和社会工作者及志愿者的回信，通过拍照存档等方式分门别类保管封存。